La fonction support « finances & gestion » se professionnalise dans les Collectivités. De plus en plus nombreuses sont celles qui mettent en place des outils de contrôle de gestion ou a minima des tableaux de bord de suivi de l’activité.
Pour autant, il n’est pas rare que malgré un démarrage sur les chapeaux de roues, la démarche engagée s’essouffle ensuite rapidement : manque de lisibilité, travail supplémentaire pour les services, indicateurs non pertinents,…
Pour inscrire la démarche dans la durée, une première étape indispensable sera la réflexion à propos des attentes des différents acteurs : élus, direction générale, services opérationnels.
Pour les élus, il s’agit le plus souvent de se doter des outils de pilotage et de suivi de la stratégie politique pluriannuelle : évolution des dépenses par politiques publiques, évolution de recettes de fonctionnement (fiscalité, dotations de l’Etat, flux budgétaires au sein du bloc communal), mise en œuvre du plan pluriannuel d’investissement, mobilisation des cofinancements, évolution du niveau d’endettement de la Collectivité.
Pour les Directions Générales, Il s’agit d’être en capacité de disposer des informations clés, sous forme d’indicateurs synthétiques, pour s’assurer de la conformité de la mise en œuvre du budget et de l’adéquation entre les missions et les moyens des services.
Le suivi mensuel des dépenses et des recettes peut-être réalisé par chapitre, par politique publique, par équipement,… Un zoom peut-être porté sur certaines natures de dépenses. A titre d’illustration, le taux de réalisation de l’enveloppe des rémunérations des non-titulaires permet de suivre au plus près les efforts réalisés par la Collectivité pour les renforts saisonniers et les remplacements des titulaires.
Pour les services opérationnels, le suivi déconcentré des engagements et des réalisations est un outil de responsabilisation des chefs de pôles et de services. La démarche permet de créer un lien entre les calendriers de préparation budgétaire, de commande publique et le suivi de la trésorerie de la Collectivité.
Les tableaux de bord seront ainsi construits sur la base d’indicateurs adaptés aux attentes de chacun.
Les Collectivités disposent toutes des informations nécessaires : les progiciels de comptabilité et de gestion permettent de mobiliser les données sur des durées pluriannuelles et d’opérer les extractions nécessaires sur les tableurs les plus usités. Le Cabinet Conseil EXFILO dispose de l’ingénierie nécessaire pour éviter les fastidieuses saisies multiples de données, qui sont à la fois sources d’erreurs et de découragement des bonnes volontés.
En conclusion, pour être efficiente, une démarche de création de « tableaux de bord Finances et Gestion » doit être adaptée aux attentes, à l’organisation et aux outils de chaque Collectivité.
Le Cabinet Conseil EXFILO vous propose d’être à vos côtés pour relever le défi.
Exfilo